1. Thông tin chung

G Suite (trước đây có tên gọi Google Apps for Work) là một gói dịch vụ bao gồm nhiều ứng dụng mà Google xây dựng và phát triển riêng cho các doanh nghiệp. Trước năm 2012: Gói dịch vụ này được Google cung cấp miễn phí, hay còn gọi là bản Standard/Google Apps free, với những tính năng hạn chế. Từ tháng 6/2012, Google chính thức ngừng cung cấp phiên bản Google Apps free, các doanh nghiệp đã đăng kí được trước đó vẫn có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ này miễn phí. Tuy nhiên, có một sự khác biệt rất lớn giữa Google Apps free (phiên bản miễn phí) với G Suite  (phiên bản trả phí) mà hiện tại Google đang cung cấp. 

Lưu ý quan trọng: Google chỉ cung cấp bản miễn phí cho các doanh nghiệp đăng kí trực tiếp với Google trước 2012. Nếu hiện tại các doanh nghiệp cũng sử dụng bản miễn phí nhưng lại do một bên khác cung cấp (dù trả phí một lần hay miễn phí) thì Google sẽ coi việc này là vi phạm chính sách sử dụng dịch vụ. Do đó, nếu bị phát hiện, Google sẽ khóa hệ thống mail và quét hết dữ liệu mà không cần báo trước.

2. So sánh G Suite (phiên bản trả phí) và Google Apps free (phiên bản miễn phí)

Dưới đây là bảng tóm tắt sự khác biệt trong tính năng giữa bản miễn phí Google Apps free với ba phiên bản trả phí hiện tại của Google, bao gồm G Suite Basic, Business và Enterprise.

Mới nhìn qua thì có thể thấy sự khác biệt rõ ràng giữa GA free và G Suite là về dung lượng và tính linh hoạt (agility, scalability). Bản miễn phí chỉ cung cấp 15GB và số lượng tài khoản không thể thay đổi, điều này sẽ gây trở ngại rất lớn khi công ty phát triển và mở rộng quy mô hoạt động. Ngược lại, các bản trả phí mang đến ít nhất 30GB hoặc thậm chí là không giới hạn dung lượng. Khi nhân sự tăng lên thì doanh nghiệp có thể nhanh chóng mua thêm license tùy theo yêu cầu.

Mặc dù dung lượng và tính linh hoạt là quan trọng, nhưng chính ba yếu tố dưới đây mới khiến các doanh nghiệp quyết tâm upgrade từ bản miễn phí lên bản trả phí:

2.1. Tích hợp nhiều hơn và thường xuyên được cập nhật

Khác với phiên bản miễn phí được Google miêu tả với “reduced business features” – các tính năng bị hạn chế, phiên bản trả phí này được Google đưa vào rất nhiều đổi mới. Điều đáng chú ý là những cập nhật và thay đổi mà Google mang đến được đội ngũ kĩ sư tại đây phát triển dựa trên chính phản hồi và yêu cầu thiết thực của người dùng G Suite, vì vậy khách hàng có thể yên tâm rằng những đổi mới này đều được phát triển để phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ:

• Hangouts: Hangouts đã được Google phát triển thành hai ứng dụng với hai tính năng chuyên biệt là Hangouts Meet và Hangouts Chat. Hangouts Meet hỗ trợ video conference (hội nghị truyền hình) và có thể kết nối tới 25-50 điểm cầu mà không yêu cầu người dùng phải tạo tài khoản, download, plugin hay các công đoạn rắc rối khác, giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng gặp mặt với đối tác, khách hàng bất kể không gian và thời gian. Hangouts Chat tạo nên các phòng chat ảo, được tích hợp sâu với các ứng dụng khác nhằm giúp người dùng nhanh chóng kết nối và chia sẻ thông tin. Google Sheets: Gần đây Google đã mang đến một loạt các cập nhật trong Sheets nhằm giúp khách hàng có thể tự động hóa công việc của mình như Macro, gợi ý sẵn các biểu đồ dựa trên dữ liệu có sẵn,…
• Admin console: Tại giao diện admin console của G Suite, admin có nhiều quyền kiểm soát và quản lý hơn, ví dụ như quản lý độ dài các phiên truy cập của người dùng. Hết thời hạn truy cập đã cài đặt trước (6 giờ, 1 ngày, 1 tuần,…) người dùng sẽ tự động bị log out.

Những tính năng, ứng dụng này đều được Google tích hợp cùng machine learning và AI, nhằm giúp các thao tác tưởng chừng như đơn giản nhưng chiếm nhiều thời gian của người dùng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Và mỗi tháng, người dùng sẽ nhận được bản tin cập nhật để thông báo về những tính năng mới bổ sung này.

2.2. Kiểm soát và bảo mật nâng cao

Với sự kết hợp giữa Machine lerning (máy học), AI (trí tuệ nhân tạo) cùng với Big Data (cơ sở dữ liệu lớn), Gmail đã mang đến bộ lọc spam thực sự xuất sắc mà khó có giải pháp nào có thể làm tốt hơn, dù bạn dùng bản miễn phí hay trả phí. Nhưng bên cạnh những tính năng bảo mật vô cùng cơ bản mà một hệ thống email phải có, Google còn mang đến những cài đặt và quyền kiểm soát nâng cao hơn trong G suite để phù hợp hơn với yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. Ví dụ:

• Custom filtering and content policies: Admin có thể tự tạo ra các spam filter dành riêng cho công ty mình, bỏ qua (không filter) các email được gửi từ cùng doamain, tạo “approved sender list” – danh sách những email/domain có thể tin tưởng được khi họ gửi email đế Bên cạnh đó, admin cũng có thể thiết lập các chính sách để quản lý email chứa những nội dung nhất định. Ví dụ: hệ thống có thể không cho gửi đi những email nghi ngờ chứa thông tin nhạy cảm liên quan đến công ty.
• Email retention policies: Với sự hỗ trợ của Google Vault, admin có thể quản lý và cài đặt Vault để lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả khi người dùng đã xóa chúng khỏi hòm thư và thùng rác.
• IP address whitelist và (user managed) blacklist: Admin có thể tạo ra danh sách các địa chỉ IP mà doanh nghiệp có thể chấp nhận hoặc block các email gửi từ địa chỉ đó. Chính người dùng trong công ty cũng có thể tạo blacklist trong phần cài đặ
• Lựa chọn tắt các chức năng kết nối IMAP, POP3 và rất nhiều lựa chọn khác về email routing, inbound/outbound gateway,…

2.3. Hỗ trợ, đảm bảo

Cuối cùng là cam kết hỗ trợ và đảm bảo từ Google cũng như từ SmallNET – đối tác chính thức của Google tại Việt Nam. Một hệ thống email thông thường sẽ có thời gian uptime (thời gian hệ thống vận hành bình thường, trơn tru) và downtime (thời gian hệ thống không hoạt động được).

Với khách hàng sử dụng G Suite, Google cam kết và đảm bảo 99.9% uptime. Nhưng với người dùng GA free, Google không cam kết điều này, dó đó có thể ảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin và làm việc cùng với đối tác, khách hàng. Bên cạnh đó, vì Google đã ngưng cung cấp gói miễn phí từ năm 2012, nên việc doanh nghiệp sử dụng dịch vụ mà không có đơn vị cam kết hỗ trợ cũng giống như “tự thân vận động” vậy. Những khi có sự cố phát sinh (có thể từ việc cài đặt sai, người dùng gửi email hàng loạt,… dẫn đến việc hệ thống bị khóa), doanh nghiệp sẽ phải tự giải quyết. Ngược lại, những đơn vị đang sử dụng G Suite có thể yên tâm vì các đối tác ủy quyền của Google sẽ đứng ra giải quyết, hoặc thay mặt công ty liên hệ với Google yêu cầu hỗ trợ.

(Nguồn: Gcloudvn)

SmallNET luôn ở đây, sẵn lòng tư vấn miễn phí và cung cấp thông tin chi tiết hơn về các vấn đề công nghệ thông tin.

Xin hãy liên hệ với chúng tôi:
Trung tâm hỗ trợ dịch vụ SmallNET: P1611, 18T1 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội 
Hotline: 086 960 0425
Email: Support@smallnet.com.vn